Zeiterfassung verwalten

Überblick

Die Zeiterfassung erfasst die Arbeitszeit aller internen Mitarbeiter (Außendienst und Büro) — rechtssicher nach GoBD, mit ArbZG-Compliance, Urlaubsverwaltung, Lohn-/DATEV-Export und KI-gestützter Disposition. Die Admin-Oberfläche finden Sie unter Verwaltung → Zeiterfassung; sie ist in vier Gruppen gegliedert: Betrieb · Stammdaten · Auswertung · Lohn & Abschluss.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung

  1. Mitarbeiter anlegen (Name genügt als Minimum).
  2. Arbeitszeitmodelle definieren (Wochensoll, Tagessoll Mo–So, Pausen-/Rundungsregel) und den Mitarbeitern zuweisen — alternativ „Soll schnell setzen” (Wochenstunden + Tage).
  3. Feiertage je Bundesland und Jahr generieren.
  4. Abwesenheitsarten prüfen (Urlaub, Krank, … — bezahlt, Urlaubskonto, Genehmigungspflicht).
  5. Optional Teams anlegen und einen Teamleiter setzen (Team-Scope: ein Teamleiter sieht nur sein eigenes Team).
  6. Zuschlagsregeln und ggf. Auto-Fahrtzeit konfigurieren — vor dem ersten Monatsabschluss.

Täglicher Betrieb

  • Anwesenheit: Live-Übersicht, wer im Dienst, in Pause oder abwesend ist.
  • Genehmigungen: Tagesblätter prüfen und genehmigen oder mit Begründung ablehnen.
  • Abwesenheiten: Urlaubs-/Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen.
  • Compliance: ArbZG-Verstöße (Pausen, Höchstarbeitszeit, Ruhezeit) sehen, quittieren und auflösen; bei Feldservice-Anomalien eine KI-Klartext-Erklärung anfordern.

Auswertung

  • Berichte: Soll/Ist, Saldo-Verlauf, Auslastung, Überstunden- und Urlaubsreport; Stundenzettel als CSV, PDF oder Excel exportieren.
  • Prognose: Auslastungs-Ampel je Mitarbeiter, transparente Burnout-Frühwarnung und Re-Dispo-Vorschläge.
  • Ticket-Zeit / Kostenstellen / GPS-Audit / Audit-Trail: ticketgenaue Zeitauswertung, Kostenstellen-Split, GPS-Plausibilität und ein revisionssicheres Änderungsprotokoll.

Lohn & Abschluss

  1. Zuschläge (Nacht/Wochenende/Feiertag/Überstunde) und Stundensätze pflegen.
  2. Arbeitszeiten genehmigen — Zuschläge und Fahrtzeit werden dabei berechnet.
  3. Monatsabschluss: die Periode sperren (verhindert nachträgliche Änderungen).
  4. DATEV-Export: Lohnart-Zuordnung prüfen, Monat exportieren (nur gesperrte Perioden), Snapshot-Historie einsehen.

Wichtig: Der DATEV-Export ist erst möglich, wenn die Periode im Monatsabschluss gesperrt ist. Muss nachträglich korrigiert werden, öffnen Sie die Periode, korrigieren, sperren erneut und exportieren neu — jeder Export wird als unveränderbarer Snapshot archiviert.

KI & EU-AI-Act-Cockpit

KI-Funktionen (Zeitschätzung, Ticket-Attribution, Compliance-Erklärung) sind stets transparent gekennzeichnet (KI-generiert vs. regelbasiert) und nie ohne menschliche Bestätigung final. Das KI-Cockpit (nur für Admins) führt ein Protokoll aller KI-Entscheidungen, dokumentiert die Betriebsrat-/Mitarbeiter-Information (EU-AI-Act) und exportiert ein Prüf-/Betriebsrat-Protokoll.

Eine ausführliche, schrittweise Bedienungsanleitung steht zusätzlich als eigenes Dokument bereit.