Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

visotask UG
Kemptener Straße 31
81475 München
Deutschland
E-Mail: info@visotask.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, unserer SaaS-Plattform, unserer Vertragsleistungen sowie zur sicheren und wirtschaftlichen Durchführung unseres Geschäftsbetriebs erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• den Besuch unserer Website,
• Kontaktanfragen,
• Demo- und Vertragsanfragen,
• die Nutzung der visotask-Plattform durch Mandanten und deren Nutzer,
• die Verarbeitung von Termin-, Ticket-, Kunden-, Kommunikations- und Dokumentendaten innerhalb der Plattform,
• kostenpflichtige Abonnements und Zahlungsabwicklung.

3. Rollenverteilung: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Soweit wir personenbezogene Daten zur Bereitstellung unserer Website, für Vertragsschluss, Abrechnung, Support, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und Verwaltung eigener Kundenbeziehungen verarbeiten, handeln wir als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Soweit unsere Mandanten über die visotask-Plattform personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Ansprechpartner, Mitarbeiter, Techniker oder sonstigen Endnutzer verarbeiten, handeln wir regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Mandanten. In diesen Fällen ist der jeweilige Mandant datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge werden gesondert geschlossen.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

• Stammdaten (z. B. Name, Firma, Position)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten
• Zahlungs- und Transaktionsdaten
• Inhaltsdaten (z. B. Nachrichten, Terminangaben, Ticketinhalte, Dokumente, Uploads)
• Nutzungsdaten
• Protokoll- und Logdaten
• technische Metadaten (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen, Geräteinformationen)

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

6. Bereitstellung der Website und Hosting

Für Hosting, Auslieferung und technische Bereitstellung unserer Website und Plattform nutzen wir externe Dienstleister. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies für den technischen Betrieb erforderlich ist.

7. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Zugriffsdaten in Server-Logfiles verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite / Datei
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• HTTP-Statuscode

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung von Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie vergleichbare Speichertechnologien, soweit dies für den Betrieb der Website und Plattform erforderlich ist, insbesondere für Login, Session-Verwaltung, Sicherheit, Spracheinstellungen und Schutz vor Missbrauch.

Soweit wir künftig optionale Analyse-, Statistik- oder Marketingtechnologien einsetzen, geschieht dies nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung, sofern diese rechtlich erforderlich ist.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

10. Demoanfragen, Vertragsanbahnung und Nutzerkonten

Wenn Sie eine Demo anfragen, ein Angebot einholen, einen Vertrag mit uns abschließen oder ein Nutzerkonto angelegt wird, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten, insbesondere Kontakt-, Unternehmens-, Vertrags- und Zugangsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

11. Nutzung der visotask-Plattform

Bei Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir die innerhalb der Anwendung anfallenden Daten, soweit dies für die jeweiligen Funktionen erforderlich ist. Dazu können insbesondere Termin-, Buchungs-, Ticket-, Einsatz-, Kommunikations-, Dokumentations-, Upload- und Organisationsdaten gehören.

Soweit diese Daten durch unsere Mandanten eingegeben, importiert oder verwaltet werden, erfolgt die Verarbeitung regelmäßig im Auftrag des jeweiligen Mandanten.

12. Zahlungsabwicklung und Abonnements

Soweit kostenpflichtige Leistungen, Abonnements oder Zusatzfunktionen gebucht werden, verarbeiten wir die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten, insbesondere:

• Name / Firma
• Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• gebuchter Tarif / Leistungsumfang
• Zahlungsstatus
• Transaktions- und Rechnungsdaten

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13. E-Mail-Versand und transaktionale Kommunikation

Wir versenden transaktionsbezogene E-Mails, etwa Registrierungsbestätigungen, Systembenachrichtigungen, Vertragsinformationen, Rechnungen, Passwort-Reset-Nachrichten sowie Mitteilungen im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

14. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen externe Dienstleister ein, soweit dies für den Betrieb unserer Website und Plattform erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Anbieter für Hosting, Datenbank, Infrastruktur, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung, Wartung, Support und IT-Sicherheit gehören.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir — soweit rechtlich erforderlich — Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

15. Drittlandübermittlungen

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht ausgeschlossen werden, insbesondere bei dem Einsatz internationaler Technologieanbieter.

Sofern eine Drittlandübermittlung erfolgt, stellen wir sicher, dass diese nur auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben erfolgt, insbesondere auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien oder vertraglicher Schutzmechanismen gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Vertrags- und Abrechnungsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie darüber hinaus entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Support- und Korrespondenzdaten: bis zur abschließenden Bearbeitung und, soweit erforderlich, darüber hinaus zur Dokumentation
• Zugangsdaten und Kontoinformationen: für die Dauer des Nutzerverhältnisses
• Logdaten: nur so lange, wie dies für Sicherheits- und Betriebszwecke erforderlich ist

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für den Vertragsschluss, die Bereitstellung eines Nutzerkontos, die Zahlungsabwicklung oder die Nutzung einzelner Plattformfunktionen erforderlich. Ohne diese Daten können wir die jeweilige Leistung ganz oder teilweise nicht erbringen.

18. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt, sofern wir Sie hierüber nicht gesondert informieren.

19. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht:

• auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
• auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an: info@visotask.de

20. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen, technischen und geschäftlichen Anforderungen entspricht. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.