Polityka prywatności

1. Administrator

Administratorem w rozumieniu Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) jest:

visotask UG Kemptener Straße 31 81475 München Niemcy E-mail: info@visotask.de

2. Informacje ogólne dotyczące przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do udostępnienia naszej strony internetowej, naszej platformy SaaS, naszych świadczeń umownych oraz do bezpiecznego i ekonomicznego prowadzenia naszej działalności gospodarczej.

Niniejsza polityka prywatności dotyczy w szczególności:

• odwiedzin naszej strony internetowej, • zapytań kontaktowych, • zapytań o demo i zapytań umownych, • korzystania z platformy visotask przez mandantów i ich użytkowników, • przetwarzania danych dotyczących terminów, zgłoszeń, klientów, komunikacji i dokumentów w ramach platformy, • płatnych subskrypcji i obsługi płatności.

3. Podział ról: administrator i podmiot przetwarzający

W zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe w celu udostępnienia naszej strony internetowej, zawarcia umowy, rozliczeń, wsparcia, bezpieczeństwa IT, zapobiegania nadużyciom oraz zarządzania własnymi relacjami z klientami, działamy jako administrator w rozumieniu RODO.

W zakresie, w jakim nasi mandanci za pośrednictwem platformy visotask przetwarzają dane osobowe swoich własnych klientów, osób kontaktowych, pracowników, techników lub innych użytkowników końcowych, działamy z reguły jako podmiot przetwarzający na zlecenie danego mandanta. W tych przypadkach to dany mandant jest administratorem w rozumieniu przepisów o ochronie danych. Odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania zawierane są odrębnie.

4. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

• dane podstawowe (np. imię i nazwisko, firma, stanowisko) • dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, adres) • dane umowne i rozliczeniowe • dane dotyczące płatności i transakcji • dane dotyczące treści (np. wiadomości, dane o terminach, treści zgłoszeń, dokumenty, przesyłane pliki) • dane dotyczące użytkowania • dane protokołów i logów • techniczne metadane (np. adres IP, informacje o przeglądarce, informacje o urządzeniu)

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w szczególności w następujących celach:

a) w celu udostępnienia naszej strony internetowej i platformy Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO

b) w celu nawiązania, realizacji i zarządzania stosunkami umownymi Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO

c) w celu wystawiania faktur, prowadzenia księgowości oraz wypełniania obowiązków ustawowych Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO

d) w celu zapewnienia bezpieczeństwa IT, stabilności systemu, analizy błędów i zapobiegania nadużyciom Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO

e) w celu obsługi zapytań kontaktowych i spraw wsparcia Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO

f) na podstawie zgody, o ile uzyskujemy ją w danym przypadku Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO

6. Udostępnianie strony internetowej i hosting

Do hostingu, dostarczania oraz technicznego udostępniania naszej strony internetowej i platformy korzystamy z zewnętrznych usługodawców. Przy tym mogą być przetwarzane dane osobowe, o ile jest to niezbędne do działania technicznego.

7. Pliki dziennika serwera

Podczas wywołania naszej strony internetowej technicznie niezbędne dane dostępowe są przetwarzane w plikach dziennika serwera. Należą do nich w szczególności:

• adres IP • data i godzina dostępu • wywołana strona / plik • typ i wersja przeglądarki • system operacyjny • adres URL strony odsyłającej (referrer) • kod statusu HTTP

Przetwarzanie odbywa się w celu zapewnienia stabilności, bezpieczeństwa i analizy błędów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO

8. Pliki cookie i podobne technologie

Stosujemy technicznie niezbędne pliki cookie oraz porównywalne technologie przechowywania, o ile jest to konieczne do działania strony internetowej i platformy, w szczególności do logowania, zarządzania sesjami, bezpieczeństwa, ustawień językowych oraz ochrony przed nadużyciami.

O ile w przyszłości będziemy stosować opcjonalne technologie analityczne, statystyczne lub marketingowe, nastąpi to wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, jeśli jest ona prawnie wymagana.

9. Nawiązanie kontaktu

Jeżeli kontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem poczty e-mail, formularza kontaktowego lub w inny sposób, przetwarzamy przekazane przez Państwa dane w celu obsługi Państwa zapytania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO

10. Zapytania o demo, nawiązanie umowy i konta użytkowników

Jeżeli zapytają Państwo o demo, poproszą o ofertę, zawrą z nami umowę lub zostanie utworzone konto użytkownika, przetwarzamy niezbędne do tego dane, w szczególności dane kontaktowe, dane przedsiębiorstwa, dane umowne oraz dane dostępowe. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO

11. Korzystanie z platformy visotask

Podczas korzystania z naszej platformy przetwarzamy dane powstające w ramach aplikacji, o ile jest to niezbędne dla danych funkcji. Mogą do nich należeć w szczególności dane dotyczące terminów, rezerwacji, zgłoszeń, działań w terenie, komunikacji, dokumentacji, przesyłanych plików oraz organizacji.

O ile dane te są wprowadzane, importowane lub zarządzane przez naszych mandantów, przetwarzanie odbywa się z reguły na zlecenie danego mandanta.

12. Obsługa płatności i subskrypcje

O ile zamawiane są płatne usługi, subskrypcje lub funkcje dodatkowe, przetwarzamy dane niezbędne do obsługi płatności, w szczególności:

• imię i nazwisko / firma • adres rozliczeniowy • adres e-mail • zamówiony taryf / zakres świadczeń • status płatności • dane dotyczące transakcji i faktur

Obsługa płatności odbywa się za pośrednictwem Stripe. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

13. Wysyłka wiadomości e-mail i komunikacja transakcyjna

Wysyłamy wiadomości e-mail związane z transakcjami, takie jak potwierdzenia rejestracji, powiadomienia systemowe, informacje umowne, faktury, wiadomości dotyczące resetowania hasła oraz komunikaty związane z korzystaniem z platformy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO

14. Odbiorcy i usługodawcy

Korzystamy z zewnętrznych usługodawców w zakresie niezbędnym do działania naszej strony internetowej i platformy. Mogą do nich należeć w szczególności dostawcy usług hostingu, baz danych, infrastruktury, wysyłki wiadomości e-mail, obsługi płatności, konserwacji, wsparcia oraz bezpieczeństwa IT.

O ile usługodawcy ci przetwarzają dane osobowe na nasze zlecenie, zawieramy — o ile jest to prawnie wymagane — umowy powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO.

15. Przekazywanie danych do państw trzecich

Nie można wykluczyć przetwarzania danych osobowych poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w przypadku korzystania z międzynarodowych dostawców technologii.

O ile dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego, zapewniamy, że następuje to wyłącznie na podstawie wymogów ustawowych, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, odpowiednich gwarancji lub umownych mechanizmów ochronnych zgodnie z art. 44 i nast. RODO.

16. Okres przechowywania

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne dla danych celów lub jak długo istnieją ustawowe obowiązki przechowywania.

• dane umowne i rozliczeniowe: przez czas trwania stosunku umownego oraz ponadto zgodnie z ustawowymi okresami przechowywania • dane dotyczące wsparcia i korespondencji: do ostatecznego załatwienia sprawy oraz, w razie potrzeby, dłużej w celach dokumentacyjnych • dane dostępowe i informacje o koncie: przez czas trwania stosunku użytkownika • dane logów: tylko tak długo, jak jest to niezbędne dla celów bezpieczeństwa i działania

17. Obowiązek udostępnienia danych

Udostępnienie określonych danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy, udostępnienia konta użytkownika, obsługi płatności lub korzystania z poszczególnych funkcji platformy. Bez tych danych nie możemy świadczyć danej usługi w całości lub w części.

18. Zautomatyzowane decyzje

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie w rozumieniu art. 22 RODO, nie ma miejsca, o ile nie poinformujemy Państwa o tym odrębnie.

19. Państwa prawa

Na warunkach określonych przepisami prawa przysługuje Państwu prawo:

• do informacji zgodnie z art. 15 RODO, • do sprostowania zgodnie z art. 16 RODO, • do usunięcia zgodnie z art. 17 RODO, • do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO, • do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO, • do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO, • do wycofania udzielonej zgody ze skutkiem na przyszłość.

W celu skorzystania ze swoich praw wystarczy wiadomość na adres: info@visotask.de

20. Prawo do wniesienia skargi

Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych.

21. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do dostosowania niniejszej polityki prywatności, aby zawsze odpowiadała aktualnym wymogom prawnym, technicznym i biznesowym. Obowiązuje każdorazowo wersja opublikowana na naszej stronie internetowej.