Wie Firma XY ihre Einsatzplanung um 60% beschleunigte

Die Ausgangslage

Firma XY ist ein mittelständisches Wartungsunternehmen mit 85 Technikern, die täglich im Großraum Stuttgart Heizungs-, Klima- und Lüftungsanlagen warten und reparieren. Vor der Einführung von VISOTASK® erfolgte die gesamte Einsatzplanung über Excel-Tabellen und telefonische Abstimmungen.

Die Herausforderung

Die manuelle Planung führte zu erheblichen Problemen:

• Disponenten verbrachten täglich 3-4 Stunden allein mit der Einsatzplanung
• 15% der Einsätze mussten wegen fehlender Informationen verschoben werden
• Techniker erhielten Auftragsdetails häufig erst am gleichen Morgen
• Die Papierdokumentation verursachte einen Rückstau von 2-3 Wochen bei der Abrechnung

Die Lösung mit VISOTASK®

Die Einführung erfolgte in drei Phasen über insgesamt acht Wochen:

1. Wochen 1-2: Digitale Einsatzplanung mit Kalender- und Kartenansicht
2. Wochen 3-5: Digitale Formulare für Wartungsprotokolle und Stundennachweise
3. Wochen 6-8: Integration mit dem bestehenden ERP-System über die API

Die Ergebnisse

Nach sechs Monaten im Echtbetrieb zeigen sich deutliche Verbesserungen:

• 60% weniger Zeitaufwand für die Dispositionsplanung
• 92% der Einsätze werden nun mindestens 24 Stunden im Voraus geplant
• Abrechnungsrückstau von 3 Wochen auf 2 Tage reduziert
• Kundenzufriedenheit von 3,2 auf 4,6 (von 5) gestiegen

Fazit

Die Digitalisierung der Einsatzplanung hat bei Firma XY nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich verbessert. Techniker schätzen besonders die vollständigen Vorabinformationen und die einfache Dokumentation per App.